Migration vers Microsoft 365 pour un distributeur romand

Le contexte

Une entreprise de distribution basée dans la Broye fribourgeoise emploie 80 collaborateurs répartis entre un siège administratif, un entrepôt logistique et une équipe commerciale itinérante. L’entreprise distribue des produits de consommation auprès de détaillants et grossistes en Suisse romande.

L’infrastructure de messagerie repose sur plusieurs serveurs Exchange 2016 hébergés sur site, totalisant environ 600 Go de données (emails, calendriers, contacts). Les postes de travail sont équipés de licences Microsoft Office OEM de versions hétérogènes — du Office 2016 au Office 2021 — ce qui complique le support et la collaboration interne. Un antivirus Checkpoint protège les postes, et l’outil de communication interne est basé sur Nextcloud Talk.

La direction souhaite moderniser l’environnement en migrant vers le cloud Microsoft pour réduire la charge d’exploitation interne et offrir des outils de collaboration modernes à l’ensemble des équipes.

Le défi

L’analyse de la situation révèle plusieurs contraintes :

• Serveurs Exchange 2016 en fin de support : les mises à jour de sécurité s’arrêtent en octobre 2025, exposant l’entreprise à des vulnérabilités critiques sur sa messagerie
• Licences Office hétérogènes : quatre versions différentes coexistent, générant des incompatibilités de formats et un cauchemar de support
• Volume de données important : 600 Go de boîtes aux lettres à migrer sans interruption de service pour les 80 utilisateurs
• Profils utilisateurs variés : les collaborateurs d’entrepôt, les commerciaux itinérants et le personnel administratif n’ont pas les mêmes besoins en outils bureautiques
• Remplacement de plusieurs briques : la messagerie, la suite bureautique, l’antivirus et l’outil de communication doivent être migrés de manière coordonnée
• Continuité d’activité : l’entreprise ne peut pas se permettre d’interruption — les commandes et livraisons continuent pendant toute la migration

La solution OCEA

La migration a été planifiée et exécutée en plusieurs phases sur un total de huit semaines.

Phase 1 — Préparation et architecture Entra hybride

Déploiement d’une architecture Microsoft Entra hybride (anciennement Azure AD Connect) permettant de synchroniser l’Active Directory local avec le tenant Microsoft 365. Cette approche garantit une transition progressive : les utilisateurs conservent leurs identifiants existants pendant toute la durée de la migration.

Attribution des licences Microsoft 365 adaptées à chaque profil :

• 20 licences M365 Business Basic : collaborateurs d’entrepôt et logistique (accès web aux emails, Teams et OneDrive)
• 40 licences M365 Business Standard : personnel administratif et commercial (apps Office desktop + Exchange Online + Teams + OneDrive)
• 20 licences M365 Business Premium : direction, IT et fonctions sensibles (Standard + Microsoft Defender for Business + Intune)

Phase 2 — Migration des boîtes aux lettres

Déplacement progressif des 600 Go de boîtes aux lettres d’Exchange 2016 vers Exchange Online, par lots de 15 à 20 utilisateurs par semaine. Chaque lot est migré durant la nuit pour minimiser l’impact. Les utilisateurs retrouvent l’intégralité de leurs emails, calendriers et contacts dès le lendemain matin.

Un mode de coexistence permet aux boîtes déjà migrées et à celles encore on-premises de communiquer sans rupture pendant les semaines de transition.

Phase 3 — Déploiement des outils collaboratifs

Remplacement de Nextcloud Talk par Microsoft Teams pour la messagerie instantanée, les appels et les visioconférences. Déploiement de OneDrive pour le stockage personnel et le partage de fichiers, avec migration des données depuis les partages réseau existants.

Installation des applications Microsoft 365 desktop sur l’ensemble des postes, remplaçant les anciennes versions OEM hétérogènes par une version unique et toujours à jour.

Phase 4 — Sécurité et décommissionnement

Remplacement de l’antivirus Checkpoint par Microsoft Defender for Business, inclus dans les licences Premium et déployé via Intune sur les postes concernés. Les postes sous licence Basic et Standard conservent une protection via Windows Defender intégré.

Décommissionnement des serveurs Windows Server 2016 et Exchange 2016 devenus inutiles. Suppression de l’instance Nextcloud Talk.

Formation et accompagnement

Sessions de formation ciblées pour chaque profil utilisateur : prise en main de Teams et OneDrive pour les équipes terrain, fonctionnalités avancées d’Outlook et SharePoint pour le personnel administratif. Un support dédié OCEA est assuré pendant les quatre semaines suivant la fin de la migration.

Les résultats

• Messagerie modernisée : 80 boîtes aux lettres migrées vers Exchange Online sans perte de données ni interruption de service
• Suite bureautique homogène : une seule version Microsoft 365, identique sur tous les postes et toujours à jour
• Collaboration renforcée : Teams et OneDrive adoptés par l’ensemble des équipes, y compris les commerciaux itinérants depuis leur smartphone
• Sécurité consolidée : Defender for Business remplace l’ancien antivirus, avec gestion centralisée via Intune
• Infrastructure allégée : trois serveurs physiques décommissionnés, réduisant les coûts d’électricité, de maintenance et de licences serveur
• Zéro interruption : la migration par lots et le mode de coexistence ont permis une transition transparente sur huit semaines

Technologies utilisées

• Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium)
• Microsoft Entra hybride (Azure AD Connect)
• Exchange Online (migration depuis Exchange 2016)
• Microsoft Teams
• OneDrive for Business
• Microsoft Defender for Business
• Microsoft Intune