Migration vers KSuite pour une étude d'avocats

Le contexte

Une étude d’avocats établie à Lausanne emploie 8 avocats et 4 collaborateurs administratifs. L’étude utilise Gmail et Google Workspace pour sa messagerie, son agenda et le stockage de documents. Les données clients — contrats, correspondances confidentielles, pièces de procédure — sont stockées sur Google Drive.

Suite à l’entrée en vigueur de la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), le bâtonnier s’interroge sur la conformité de cette configuration : les données des clients sont hébergées aux États-Unis, sans garantie quant à leur protection face aux réquisitions du CLOUD Act américain.

Le défi

L’étude fait face à un dilemme délicat :

• Souveraineté des données : le secret professionnel de l’avocat exige un contrôle total sur les données clients, incompatible avec un hébergement soumis au droit américain
• Habitudes bien ancrées : les collaborateurs utilisent Gmail et Google Drive depuis 5 ans et toute migration doit préserver leur productivité
• Volume de données : plus de 500 Go de documents et 12 ans d’historique email à migrer
• Disponibilité critique : l’étude ne peut pas se permettre d’interruption — les délais judiciaires n’attendent pas
• Budget maîtrisé : l’étude recherche une solution compétitive par rapport à Google Workspace

La solution OCEA

Nous avons proposé une migration vers KSuite d’Infomaniak, hébergée intégralement en Suisse :

Préparation et planification

Audit complet des comptes Google Workspace : nombre de boîtes mail, volumes de stockage, partages actifs, alias et listes de distribution. Définition d’un calendrier de migration sur 3 week-ends consécutifs.

Migration des emails

Transfert de l’intégralité des boîtes mail vers kMail via le protocole IMAP. Les dossiers, labels et filtres sont recréés à l’identique. Le MX est basculé un vendredi soir pour minimiser l’impact.

Migration des fichiers

Les documents Google Drive sont exportés puis importés sur kDrive. Les permissions de partage sont reconstituées. Un contrôle d’intégrité vérifie que chaque fichier est accessible et intact.

Formation des collaborateurs

Deux sessions de formation de 2 heures sont organisées : une pour les avocats (focus kMail, kDrive, signature électronique) et une pour les assistantes (focus partage de calendriers, gestion des contacts, modèles de documents).

Synchronisation multi-appareils

Configuration de kMail et kDrive sur les smartphones et tablettes de chaque collaborateur. Mise en place de la synchronisation CalDAV/CardDAV pour les agendas et contacts.

Les résultats

• Données 100 % en Suisse : toutes les données sont hébergées dans les datacenters d’Infomaniak à Genève, soumises exclusivement au droit suisse
• Conformité LPD : l’étude dispose d’une documentation complète prouvant la localisation et la protection de ses données
• Productivité maintenue : après une semaine d’adaptation, les collaborateurs retrouvent leurs repères grâce à l’interface intuitive de KSuite
• Coût réduit de 30 % : KSuite est plus avantageux que Google Workspace Business, tout en offrant un stockage généreux
• Secret professionnel garanti : aucune autorité étrangère ne peut accéder aux données des clients sans une procédure judiciaire suisse

Technologies utilisées

• KSuite (kMail, kDrive, kMeet)
• Infomaniak (hébergement Suisse)
• Migration IMAP
• CalDAV / CardDAV
• Chiffrement TLS en transit